La fase di creazione/gestione di un progetto con MS Project può essere rappresentata mediante la seguente mappa:
La definizione del progetto consiste nelle seguenti fasi:
§ Identificare l’obiettivo
§ Includere le previsioni su caratteristiche e vincoli del progetto
§ Coinvolgere lo staff affinché condivida l’obiettivo
In generale la creazione del piano consiste nei seguenti passi:
Scelta della strada migliore per raggiungere l’obiettivo
Raccolta delle informazioni sul progetto
Stesura dell’elenco (dettagliato) delle attività da svolgere con la stima della durata di ogni attività
Immissione dei dati nel programma
Più in dettaglio le operazioni fondamentali da compiere sono:
- Impostare la data di inizio del progetto
Dopo avere creato un nuovo file, bisogna definire la data di inizio o la data di fine del progetto (a seconda che si voglia pianificare a partire dall'una o dall'altra) e quindi immettere altre informazioni di carattere generale. Se non viene specificata una data di inizio o di fine, come data di inizio verrà utilizzata la data corrente.
- Immettere le attività
Un progetto è in genere composto da una serie di attività correlate, che rappresentano gli elementi fondamentali della programmazione. Immettere tutte le attività che si ritengono importanti per il progetto, nell'ordine approssimativo in cui si prevede che verranno svolte.
- Immettere le durate
Le attività hanno una durata che può essere espressa in termini di minuti, ore, giorni, settimane. Alle attività immesse viene assegnata automaticamente una durata di 1 giorno. È tuttavia possibile modificare la durata assegnata in modo da adattarla alle specifiche esigenze.
- Assegnare le risorse
Nella maggior parte dei casi, per svolgere il lavoro previsto da un'attività sono necessarie delle risorse. Una risorsa può essere una persona, un'attrezzatura, un edificio o qualsiasi elemento necessario per completare l'attività.
- Collegare le attività
Spesso le attività vengono svolte in sequenza ma è talvolta possibile lo svolgimento di alcune di esse in contemporanea. Ciò farà risparmiare tempo sulla data di fine del progetto.
Dalla sequenza fissata delle attività e dalla loro durata il programma calcolerà la data finale del progetto.
Il progetto fin qui sviluppato è da considerarsi come preventivo. Una volta iniziati effettivamente i lavori (oppure quando si volesse confrontare la ipotesi attuale con delle possibili variazioni) si dovrà creare la previsione. Per far ciò bisogna salvare il progetto scegliendo l'opzione 'salva con previsioni' nella finestra che appare quando si salva il progetto:
In questa fase si dovrà provvedere a:
§ Gestire i ritardi nelle attività
§ Gestire le risorse
Alla fine dei lavori sarà utile verificare il raggiungimento dei risultati fissati nei tempi e con i costi previsti al fine di poter valorizzare l'esperienza fatta.